Resource accounts bieden vele mogelijkheden voor uw organisatie, maar kunnen net zo gemakkelijk voor verwarring zorgen. Dit komt met name doordat het beheer van een resource net even anders gaat dan bij bijvoorbeeld je eigen account. 
Dit artikel bevat een beschrijving van resourceaccounts en hoe deze kunnen worden gebruikt in uw organisatie.

Wat is een resourceaccount?

Een resource is een Office 365-account dat doorgaans wordt gebruikt voor agenda's die niet aan personen zijn gerelateerd, bijvoorbeeld vergaderruimten, audiovisuele apparatuur, project- of vakantiekalenders.
Resources bevatten speciale opties voor planning en machtigingen die niet beschikbaar zijn in gebruikers-/serviceaccounts.

Belangrijk om te weten over resource accounts:

• Kunnen alleen worden gemaakt binnen een Office 365-domein.
• Bij het maken kan NIEMAND namens de resource werken (gebeurtenissen maken namens de agenda), inclusief de primaire eigenaar.
• Bij het maken kan IEDEREEN deze resource gebruiken voor plannen / uitnodigen. De gebeurtenis wordt weergegeven in de resourcekalender, maar moet worden goedgekeurd.

Potentiële workflows

Wat is een workflow?

Het Office 365-team definieert workflow als de reeks activiteiten die nodig zijn om een taak te voltooien.
Elke stap in een workflow heeft een specifieke stap ervoor en een specifieke stap erna, met uitzondering van de eerste en laatste stap.
In een lineaire workflow wordt de eerste stap meestal geïnitieerd door een externe gebeurtenis. Als de workflow echter een lusstructuur heeft, wordt de eerste stap gestart door de laatste stap te voltooien.

Er zijn twee belangrijke manieren om met een resource te communiceren:

• Nodig de resource uit
• Werk namens de resource

Het uitnodigen van een resource betekent; Tijdens het maken van een gebeurtenis in een agenda wordt de resource toegevoegd als deelnemer.
Enkele redenen waarom u deze workflow wilt instellen, zijn onder meer:

• U wilt dat de eigenaar van het evenement de organisator is en niet de resource.
• U wilt toestaan dat de resource wordt gereserveerd op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt.
• U wilt anderen toestaan om de resource voorlopig te reserveren en deze vervolgens door anderen te laten goedkeuren of weigeren.

Werken namens de resource betekent; De gebeurtenis wordt op de resource zelf gemaakt door een gebruiker met editor- of hogere machtigingen. Enkele redenen waarom u deze workflow wilt instellen, zijn onder meer:

• De gebeurtenis is eigendom van de resource en niet van de persoon die de gebeurtenis heeft gemaakt.
• Alleen gebruikers met editormachtigingen (of hoger) kunnen de gebeurtenis beheren (maken/wijzigen/verwijderen).

Opmerking: Als u een resourcekalender wilt bewerken, moet u de resource rechtstreeks openen vanuit het account dat bewerkingsrechten heeft gekregen. Een serviceaccount waaraan toegang tot een resourcekalender is verleend, kan de resourcekalender niet bewerken wanneer deze wordt geopend via een NetID (gekoppelde aanmelding). U moet zich rechtstreeks aanmelden bij het serviceaccount met de bijbehorende referenties: Office 365 - Toegang krijgen tot een serviceaccount.

Voorbeeld workflows

Vakantie (buiten kantoor) Kalender

Manager wil één agenda kunnen bekijken om te zien wie er niet op kantoor is in plaats van afzonderlijke agenda's te moeten bekijken. Gebruikers zouden een afspraak maken in hun eigen agenda en de vakantiekalender toevoegen als deelnemer.

Agenda vergaderruimte - handmatig beheerd

Een gedeelde vergaderruimte moet worden beheerd door een paar medewerkers. Verzoeken om de vergaderruimte te reserveren worden afgehandeld door een paar medewerkers die de mogelijkheid hebben om alle evenementen in de agenda van de vergaderruimte te beheren. Wanneer een verzoek binnenkomt, kunnen de medewerkers met editormachtigingen een afspraak maken in de agenda van de vergaderruimte.

Agenda vergaderruimte - automatisch beheerd

Een gedeelde vergaderruimte moet worden beheerd op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Toegewezen gebruikers kunnen de vergaderruimte reserveren als deze beschikbaar is. Anders wordt de uitnodiging automatisch geweigerd door de resourcekalender.